Hej!
Jag har faktiskt skrivit ett "Instruktion" till de som ska ha utvecklingssamtalet. Det är en smula långt (3 A-4 sidor). Men det är rätt bra och läsa in. Om du gör det så är du väl förberedd. Ett tips: Markera hela texten och klipp in i ett word-dokument så blir det överskådligt.
Med bästa /Kristofer Palmblad
.......................................................
FÖRBEREDELSE FÖR UTVECKLINGSSAMTAL

Utvecklingssamtalet är till skillnad från t ex planeringssamtal eller arbetssamtal ett samtal som båda parter är väl förberedda inför, som ni genomför utan att bli störda och utan tidspress. Båda parter ska vara beredda på att svåra frågor kan dyka upp.

Plats:

Välj en plats där ni är ostörda, gärna en neutral plats utan telefoner.

Struktur:

o Inledning - förklara syftet med utvecklingssamtalet
o Prata om förutsättningarna för samtalet - öppet klimat, ärlighet, åsiktsfrihet
och respekt.
o För en DIALOG med formuläret som underlag (om det finns ett formulär eller mall).
o Avslutning - blev samtalet som vi tänkt? Vad har vi kommit fram till?
Hur följer vi upp det?

Komfortgränsen:

Ett utvecklingssamtal måste föras på flera nivåer för att upplevas som bra. Ett bra utvecklingssamtal handlar både om sakfrågor och relationer. Det är viktigt att korsa komfortgränsen, det är då utvecklingssamtalet leder till utveckling och förändring.

Var komfortgränsen går är väldigt individuellt och avgörs dels av pesonligheten och i vilken kultur vi är uppvuxna, dels av vilken relation du och din medarbetare/chef har.
Det är lätt att tala om fysisk arbetmiljö, fakta, sakfrågor och utbildning - Men det gäller att också komma över "Komfortgränsen" i samtalet, där du talar om svåra relationer, konflikter, attityder osv. Men nog så viktigt att ni gör det.
----------------------------------------------------------
s
a Värderingar
m KÄNSLA
t Attityder
a RELATIONER Samarbete
l
k - - - - - - - - - - K O M F O R T G R Ä N S - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
v
a Fakta LOGIK
l
i SAKFRÅGOR
t
e Arbetsmiljö Utbildning
t
s a m t a l s p r o c e s s / t i d
---------------------------------------------------------


Hur framför man kritik på ett bra sätt?

o Fundera över ditt syfte med att framföra kritiken.

o Var tydlig.

o Försäkra dig om att mottagaren har en möjlighet att förändra situationen utifrån kritiken.

o Kritisera utifrån vad du själv har sett, upplevt eller känt. Var specifik, och inte generell. Det ska handla om något den andra sagt eller gjort, mindre om hur den personen är eller inte är.

o Händelsen du kritiserar ska ligga nära i tiden.

o Försäkra dig om att mottagaren har en möjlighet att förändra situationen utifrån din kritik.

o Ge alltid den andra personen en chans att visa känslor inför den kritik du framför och respektera dessa känslor. Du har kunnat förbereda dig för att ge kritiken men din samtalspartner har inte hunnit förbereda sig på att ta emot kritiken.

Svårigheter som kan uppstå under ett utvecklingssamtal:

- Förväntningar

- Det kan gälla förväntningar på utvecklingssamtalet och förväntningar i övrigt.
Det är viktigt att ventilera förväntningar. Oklara och orimliga förväntningar kan vara det egentliga problemet i relationen mellan chef och medarbetare.

- Skvaller

Huvudregeln är här att lyssna på vad skvallret betyder för den som berättar och koncentrera dig mindre på personen det skvallras om.

- Starka känslor

- Om du misstänker att din samtalspartner kommer att reagera starkt kan du förbereda dig genom att tänka igenom samtalet innan. Hur brukar du reagera på ilska och gråt? Om en person visar ilska kan du försöka hålla dig till fakta och samtidigt visa förståelse för din samtalspartners ilska. När en person gråter har det en förmåga att väcka skuldkänslor hos motparten. Låt personen gråta färdigt och fortsätt sedan samtalet.

- Likgiltighet

Om din samtalspartner förhåller sig väldigt passiv under samtalet är det viktigt att ta reda på orsaken. Det kan vara personliga problem som ligger bakom reaktionen men det kan också vara något som har med arbetet och er relation att göra.

-Personliga problem

I ert samtal har ni fokus på arbetssituationen, inte på hela livssituationen, men det är inte alltid så lätt att särskilja de här områdena. Svåra personliga problem påverkar också arbetet. Det kan vara så att medarbetare förväntar sig att arbetsledare/chefer också ska kunna hantera den här typen av problem. Det är viktigt att fundera över var gränsen går för vad du kan hantera och att klargöra den gränsen. Du kan behöva rekommendera annan hjälp, t ex samtal med psykolog.

- Alkohol och droger

Om du misstänker (eller har) problem med alkohol eller droger är det viktigt att du tar upp det. Börja med att samla fakta och tänk efter vad du vill uppnå med att ta upp det. Moralisera och döm inte, utan beskriv vad du ser.

Det är bra om företaget och du har tänkt igenom hur ni ska hantera till exempel alkoholproblem. Hur ska ni stötta den här personen - på företaget och med extern hjälp.

- Konflikter

Det är viktigt att inte vänta med att lösa en konflikt till utvecklingssamtalet. Lös den när den uppstår, ju tidigare desto bättre.

Om en konflikt dyker upp under samtalet är det nödvändigt att lösa den. Om den tar mycket energi från samtalet kan det vara bättre att använda den inbokade tiden till att lösa konflikten och att boka in en ny tid för utvecklingssamtalet. Man kan skilja på om det är en behovskonflikt det handlar om, en konflikt som handlar om otillfredsställda behov, eller om det är en värderingskonflikt, en konflikt som handlar om olika synsätt.

Det kanske känns lite oroväckande med ovanstående uppräkning av olika problem som kan uppstå. Naturligtvis är inte alla utvecklingssamtal problemfyllda men det är bra att vara förberedd på olika situationer som kan uppstå.

Lycka till med samtalen

Med vänliga hälsningar
Kristofer Palmblad